Как правильно оформить командировку

Изучите вопрос

"Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы" (статья 166 Трудового кодекса РФ).

Служебная командировка должна совпадать со следующими пунктами:

• Поездка осуществляется сотрудником по поручению работодателя
• Поручение работодателя выполняется вне места постоянной работы сотрудника
• Поездка ограничена определенным сроком
• Сотрудник не выполняет свою работу в пути
• Постоянная работа сотрудника не носит разъездной характер

Обратите внимание, что служебная поездка в филиал организации также считается командировкой.

Надомного работника также можно направить в командировку.

Важно: в командировку могут быть отправлены только те работники, которые состоят в штате предприятия.

Работники, которые не могут быть направлены в командировку

Не могут быть отправлены в командировки следующие категории работников:

• Работники в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством)
• Беременные женщины
• Женщины, имеющие детей до трех лет
• Матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга или супруги
• Опекуны (попечители) несовершеннолетних
• Работники, имеющие детей-инвалидов
• Работники, осуществляющие уход за больным членом семьи
• Работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и т.д.)
• Инвалиды (если это противоречит индивидуальной программе реабилитации)

Все категории работников могут согласиться или отказаться от командировки без какого-либо вреда для своей работы.

Важно: женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны в письменной форме ознакомиться со своим правом отказаться от направления в командировку.

Оформление командировки

С 8 января 2015 года работодателям не нужно оформлять командировочные удостоверения.

Теперь для оформления командировки компанией заполняются следующие документы:

• Приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются сроки и цель командировки
• Табель учета рабочего времени
• Авансовый отчет (все документы для его заполнения необходимо предоставить в течение 3х дней после возвращения из командировки. Исходя из него будут оплачиваться все расходы на командировку)

Некоторые компании, чьи работники часто бывают в командировках, оформляют положение о командировках (локальный нормативный акт). В нем могут быть прописаны все детали командировок, включая размер суточных, величину компенсации расходов при командировке и т.д.

Сроки командировки

Командировка может занимать от 1 до 40 дней.

Первым днем командировки считается дата отправления транспорта, последним - дата прибытия транспорта в тот населенный пункт, где расположено место постоянной работы. Таким образом получается, что время, затраченное на дорогу, включается в продолжительность командировки.

Даты начала и окончания командировки считаются, исходя из билетов на транспортное средство. Если сотрудник использовал личный транспорт для того, чтобы добраться до места командировки, то это необходимо указать в служебной записке.

Оплата командировки

За командировку работник получает командировочные. Это возмещение расходов работника при выполнении им служебного задания вне места постоянной работы (оплата найма жилых помещений, оплата проезда к пункту командировки, возмещение личных расходов (суточные)).

Оплата одного рабочего дня командировки рассчитывается по формуле:

• Заработная плата сотрудника за год / Количество рабочих дней в году = Стоимость одного командировочного дня

Помните о вычете подоходного налога (-13%).

Также работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Средняя величина суточных, при поездках по России, составляет 700 рублей, а при поездках в другие страны от 40 до 60 долларов в день.

При поездке в командировку работнику выплачиваются:

• Возмещение личных расходов (суточные)
• Расходы по найму жилого помещения
• Расходы по проезду к месту командировки и обратно
• Другие расходы (оплата услуг связи, оформление визы, расходы на перевоз багажа и прочее)

Если командировка занимает только один день, то работнику оплачивают:

• Расходы по проезду к месту командировки и обратно
• Разовые проездные билеты на городской транспорт
• Расходы на перевоз багажа

При однодневной командировке суточные работнику не выплачиваются.

Для того, чтобы компания возместила работнику расходы на жилье, транспорт, визу и прочее, работнику необходимо подтвердить их. В качестве подверждающих документов должны или могут быть использованы посадочные талоны, счета за проживания, товарные чеки, счет из ресторана и т.д.

Если вы используйте мобильную связь в командировке, о компенсации необходимо заранее уточнить у начальства. Порядок возмещения средств, затраченных на деловые разговоры, обычно определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При использовании личной мобильной связи компания может компенсировать только ту сумму, которая была затрачена для решения поставленных компанией задач (определяется это благодаря распечатке разговоров работника).

При болезни работника во время командировки, ему выплачиваются и командировочные, и больничное пособие. Однако необходимо отметить, что это делается только при наличии правильно оформленного больничного листа.

Если работник не может вернуться из командировки в срок

Если работник по каким-либо причинам не может вернуться из командировки (стихийное бедствие, проблема с документами и т.д.) то ему все равно начисляют суточные за каждый день, проведенный вне населенного пункта, где он работает.