Эксперт заявил о недопустимости голосовых сообщений в рабочей переписке

Фото: depositphotos/MaksymIshchenko

Голосовые сообщения не следует использовать в рабочих чатах, поскольку их неудобно слушать в шумном помещении. Кроме того, в них сложно искать информацию, заявила карьерный эксперт центра "Моя работа" Галина Чемоданова в разговоре с Москвой 24.

По ее словам, обратная связь при голосовых сообщениях не может быть быстрой. Если же избежать данного формата общения невозможно, то аудиосообщение должно быть максимально коротким и емким.

"Самое главное в цифровом общении – уважать собеседника и экономить его время. Многое из того, без чего мы не можем представить личную беседу, неуместно в рабочих чатах. Это не просто переписка, а особый цифровой этикет, правила которого помогут вам адаптироваться в деловой среде и успешно вписаться в любой рабочий коллектив", – сообщила она.

Чемоданова также посоветовала избегать лишних картинок, гифок и смайликов в рабочей переписке, так как постоянные уведомления могут раздражать и отвлекать коллег. Не стоит и излишне эмоционально реагировать на какие-либо вещи. Кроме того, не следует поднимать в общих чатах спорные темы, касающиеся политики, спорта, религии.

По словам эксперта, следует установить в чате с большим количеством работников определенные правила и закрепить их для всех.

Чемоданова напомнила, что при первом появлении в переписке необходимо представиться, указать свою должность, отдел и функции. К ссылкам и файлам нужно прикреплять пояснения и подробности для экономии времени коллег. Также рекомендуется использовать функцию ответа и упоминания во избежание путаницы в коммуникации.

Специалист призвала систематизировать информацию и не создавать множество лишних чатов по разным вопросам с одними и теми же участниками. Также участникам чата следует писать емкие сообщения. "Череда отрывистых сообщений, приходящих одно за другим, очень раздражает собеседников. Но верно и обратное – несколько мыслей, относящихся к разным задачам, не стоит "разворачивать" в огромную "простыню", – отметила она.

Чемоданова также предложила систематизировать названия документов в чатах и хранить файлы в облаке или в папках.

В рабочей переписке необходимо говорить об актуальных задачах, которые важны здесь и сейчас или в ближайшем будущем, добавила она.

Эксперт призвала с уважением относиться к личному времени коллег и не писать в рабочие чаты в нерабочее время и в выходные. А при возникновении непредвиденной ситуации следует позвонить или написать ответственному человеку, не отвлекая уведомлениями всех остальных.

Ранее исследования сервисов "Работа.ру" и "СберЗдоровье" показали, что более 60% россиян отвлекаются на посторонние дела во время работы. При этом 39% респондентов заявили, что не занимаются посторонними вещами в рабочее время.

Среди наиболее отвлекающих факторов опрошенные перечислили общение с коллегами (44%), личные звонки и переписку (33%), чтение новостей (27%), соцсети (17%) и перекур (15%). Согласно данным опроса, 43% россиян тратят на посторонние вещи до 30 минут рабочего времени, 37% – от 30 минут до часа, 13% – от 1 до 3 часов.